Afdeling communicatie naar een hoger plan
16 augustus, 2021
Nieuwe samenwerking; een introductie op System Mapping
17 augustus, 2021
Het Dorpsplein in Huisduinen wordt heringericht; het wordt groener, autoluwer en intiemer. Aan de Gemeente Den Helder de taak om deze, door bewoners bepaalde ambitie, door te vertalen naar een stedenbouwkundige omgevingsvisie. Ook zal zij deze vormgeven en delen met de bewoners. De visie schept een sfeerbeeld, met smaller ogende straten, afgewisseld met groen en sfeervol ingericht. Voor de voortgang van de herinrichting van het Dorpsplein organiseert omgevingsmanager Ilse Posch samen met projectleider Co Jonker een sessie waarin bewoners hun input kunnen leveren. Maar hoe doe je dat in tijden van Corona?
“Afstemmen van de plannen tussen de buitenwereld en de binnenwereld vraagt om strategisch inzicht.”
Plannen en visies die binnen een gemeente worden gemaakt moeten ook weer naar buiten. Bewonersparticipatie moet daarom doorgezet kunnen worden, ook als dat niet op de bekende manieren kan plaatsvinden. World of Minds is gevraagd een virtuele sessie te ontwerpen waarin inwoners hun ideeën en opmerkingen over de omgevingsvisie kunnen delen en hun vragen kunnen stellen. Verwachtingen delen, bewoners horen en duidelijkheid voor de deelnemers wat er gebeurt (en gaat gebeuren) waren hierbij de speerpunten voor een succesvolle sessie.
“Ik denk niet dat we met live afspraken in een zaaltje meer of betere respons hadden opgehaald.”
Samen met Ilse Posch en Co Jonker heeft World of Minds een virtuele sessie ontworpen om deze doelen te behalen. Met behulp van een mindmap-structuur bleef het overzicht over het programma. De meningen van deelnemers werden via de chat en via Mentimeter opgehaald. Zo is er binnen anderhalf uur niet alleen de visie toegelicht, maar hebben de deelnemers ook direct kunnen reageren en hun mening kunnen delen met de Gemeente. Omdat deze manier van virtueel samenkomen voor veel mensen nieuw is, is er ook tijd genomen om mensen goed de sessie in te begeleiden en te ondersteunen, om te voorkomen dat er technische problemen ontstaan. Vooraan stond dat de deelnemers zich gehoord voelden in het proces, om zo meer draagvlak te creëren voor de door te voeren veranderingen.
“Het moest gewoon meteen goed werken. We nodigden deelnemers uit om op tijd in te loggen, zodat ze eventueel ondersteuning konden krijgen. Ook nam World of Minds de rol van voorzitter op zich. Zo kon ik in mijn rol als Omgevingsmanager blijven.”
World of Minds neemt tijdens online bijeenkomsten zowel de techniek op zich als ook de technische ontzorging van de deelnemers, zodat de inhoudelijke voorzitters zich bezig kunnen houden met hun eigen rol.
De mindmap-structuur die is gebruikt tijdens de sessie is aangevuld met opgehaalde input en vragen en antwoorden van zowel de deelnemers als de inhoudelijke voorzitters. De basisstructuur van de mindmap met daarin de input is een visuele weergave van de sessie waar iedereen die heeft meegedaan zich in kan herkennen. Alle input is op deze manier direct terug te vinden, waardoor relaties tussen verschillende zaken gezien kunnen worden zonder het overzicht te verliezen. Zo behoud je de goede energie die in de sessie is ontstaan en kunnen de volgende stappen direct worden bepaald en vastgelegd!
Bedankt voor deze mooie sessie! Als kers op de taart is er van de webinar nog een tekening gemaakt door professioneel tekenaar Monique Dozy die bij de sessie aanhaakte. Een prachtige visualisatie van wat er is besproken. En wij houden van visualisaties!
