Hoe ontwerp en faciliteer je een online ALV met 80 deelnemers?

Nieuwe samenwerking; een introductie op System Mapping

17 augustus, 2021

Breng de oorzaken van problemen in kaart Met de Fishbone / Ishikawa diagram

19 augustus, 2021

Published by admin on 19 augustus, 2021

Think

De verschillende onderdelen die in het programma naar moesten worden gebracht, vormden een uitdaging voor het ontwerp. Hier is samen met de opdrachtgever goed over nagedacht. Tijdens de intake kwamen o.a. de volgende onderdelen naar voren:

Een terugblik op het jaar,
de officiële informatieverstrekking,
de belangrijke stakeholders aan het woord laten en,
de interactie aangaan met 80 deelnemers tijdens (en vooral na) de sessie.

Decide

Bij het voorbereiden van de opdracht hebben we gekeken naar de best mogelijke ondersteuning van de wensen van de NAG door zowel naar het ontwerp van het programma, en de ondersteuning hiervan met verschillende tools te kijken. We hebben daarbij een onderscheid gemaakt tussen:

het formele gedeelte waarbij de gedeelde informatie goed opgevangen moest worden,
een interactief gedeelte waarbij een combinatie van nuttig en leuk van belang was,
en het informele gedeelte waarbij iedereen elkaar kon zien en opzoeken in subgroepjes onder het genot van een hapje en een drankje.

Uiteindelijk hebben we gekozen voor een combinatie van GoToWebinar, MindManager en Mentimeter voor het formele gedeelte. Door gebruik te maken van deze tools was het mogelijk een helder overzicht van de verstrekte informatie te geven in het officiële gedeelte. Na het formele gedeelte zijn we overgestapt naar Zoom waarin iedereen elkaar kon zien in één omgeving. Vervolgens zijn we voor de onderlinge gesprekken overgestapt naar Sococo.

Sococo is een online werkplek, waarbij je als deelnemer in verschillende, virtuele kamers kunt gaan ‘zitten’ en met elkaar kunt videobellen. In het scherm is een plattegrond van een kantoorruimte zichtbaar. Van tevoren zetten we een aantal kamers klaar met verschillende onderwerpen die van belang waren voor de NAG en haar leden. De deelnemers konden kiezen in welke kamer ze wilden plaatsnemen om zo het netwerk gedeelte van de ALV te ondersteunen.

Do

We hebben deze online ALV met de volgende werkvormen en technieken ondersteund:

We zijn de sessie gestart met een ’technische check-in’ zodat we zeker wisten dat de techniek bij iedereen naar behoren werkte en iedereen vanaf het begin goed kon deelnemen. Daarnaast hebben de etiquette van de online vergadering toegelicht en een uitleg over het programma gegeven met als ‘kapstok’ een mindmap om de structuur goed in zicht te houden.
Om de sfeer erin te krijgen en iedereen op haar/zijn gemak te stellen werd er daarnaast via de chat een eerste uitvraag gedaan o.a. naar wat de deelnemers op dat moment bezighield.
Bij aanvang van de sessie hadden wij aangegeven dat we tijdens het officiële gedeelte geen webcams gebruikten omdat de groep te groot was om iedereen goed te kunnen zien. In de praktijk hebben we ook gemerkt dat het veelvuldig in beeld brengen van ‘hoofdjes’ kan afleiden (en zelfs tot technische problemen kan leiden i.v.m. ontoereikende bandbreedte). Het laatste onderdeel is wel gebruikt gemaakt van de video zodat iedereen elkaar kon zien tijdens het netwerken in Sococo.
Tijdens het eerste, officiële gedeelte van het programma werd een poll met Mentimeter ingezet om aan de ene kant een beter beeld te krijgen van de deelnemers, hun belangen en hun verwachtingen en aan de andere kant om het leuk en interactief te maken.
We hebben twee manieren van interactie onderscheiden tijdens de online sessie; het gebruik van Livemapping in combinatie met de chat en voice. Snelle, niet al te inhoudelijke interactie werd via de chat werd afgevangen en in de mindmap gezet. Zo hebben we alle input (vragen, opmerkingen, presentaties) via de chat of via de microfoon/voice direct in de mindmap gevisualiseerd zodat iedereen zich gehoord voelde en er geen informatie verloren is gegaan.
Ook hadden enkele sprekers een korte, vooraf opgenomen videoboodschap laten toesturen die werden toegelicht door de bestuurders die we op verschillende momenten tijdens de sessie hebben gevraagd om commentaar te leveren.
Voorafgaand aan de ALV was naar alle deelnemers een borrelpakket (kaas, noten, drankje, etc.) gestuurd om aan het einde van het programma te vragen deze erbij te pakken. Door over te gaan naar Zoom kon iedereen elkaar in beeld zien en kon er gezamenlijk worden getoast!
Tijdens de borrel hebben we een informele pubquiz gedaan in Mentimeter waarbij de vragen gerelateerd waren aan het werkveld van de NAG.
Als experiment hebben we de mensen tijdens ‘de borrel’ gevraagd (niet verplicht) om naar een online virtueel kantoor (Sococo) te komen om daar rond te lopen met hun avatar. Hier hadden we verschillende ‘kamers’ ingericht met verschillende thema’s.

Learn

Het belangrijkste is uiteraard dat de opdrachtgever tevreden is. Uit de evaluatie direct na de sessie en de enthousiaste feedback tijdens debriefing bleek dat dit was gelukt. Zie ook het NAG interne verslag (“We have received much more feedback and good ideas via the chat and polls than during a regular General Members Assembly.”)

Tijdsinvestering

Ook waren er zaken die we beter hadden kunnen doen en waar we van hebben geleerd. Zo is veel tijd besteed aan de voorbereiding en afstemming met de opdrachtgever. Uit eerdere ervaringen hadden we geleerd dat voor één sessie ongeveer 2 uur afstemming voldoende is, daar zijn we bij deze opdracht ruim overheen gegaan. Het belang voor de opdrachtgever was immers groot in deze bijzondere tijden. We hebben hiervan geleerd dat we nog beter moeten kijken naar de precieze vraag en verwachtingen van de opdrachtgever en het soort sessie dat gewenst is voordat we een schatting (en offerte) maken. Dankzij de positieve reclame zijn er echter diverse, nieuwe opdrachten uit voortgekomen waar we de geleerde lessen bij hebben kunnen inzetten!

De verschillende tools

Waar we eveneens veel van hebben geleerd is de inzet van veel verschillende tools tijdens een sessie. Het doel was om de sessie interessant en afwisselend te maken door de inzet van verschillende tools. Het gevolg was dat zowel de facilitator als de deelnemers dan moeten schakelen tussen schermen. Dat kan vertragend werken en/of onrust geven. Inmiddels zijn er tools die meerdere functies in zich hebben waardoor er minder geschakeld hoeft te worden. Hierdoor kunnen we nieuwe sessies soepeler laten verlopen. Belangrijk blijft wel om vooraf duidelijk aan te geven zowel wat je inhoudelijk gaat behandelen als welke techniek je gaat inzetten en wat je daarbij van de deelnemers verwacht.